DISCLAIMER ET DECLARATION EN MATIERE DE RESPECT DE LA VIE PRIVEE

Disclaimer

Déclaration en matière de respect de la vie privée

En tant que cabinet d'experts-comptables, nous sommes responsables du traitement d’une kyrielle de données. Une partie de ces données concerne des données à caractère personnel et, dans ce cadre, nous vous communiquons les éléments suivants.

Les données à caractère personnel que nous traitons peuvent vous concerner, en votre qualité de client du cabinet, mais également en votre qualité de relation d'affaires avec nos clients (par exemple : vous êtes fournisseur ou client de notre client). En tout état de cause, nous sommes tenus de vous informer, en tant que personne concernée dont les données à caractère personnel sont traitées par nos soins, des points suivants :

I. – LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL.

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est la SRL ATA International dont le siège social est établi à B-2600 Berchem, J. Ratinckxstraat 5-7 bus 52, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0715.544.868 et à l'ITAA sous le numéro d'agrément 50105550.

Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à tout moment à notre cabinet par courrier postal à l'adresse susmentionnée ou par courrier électronique (info@ata.be).

Madame Tine Vervoort et monsieur Frédéric Lievens, en tant que responsable du traitement des données, contrôle la mise en pratique et le respect du Règlement Général sur la Protection des Données au sein de l'organisation.

II. – FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL.

Le cabinet traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

A. L'application de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces (ci-après dénommée la « loi du 18 septembre 2017 »).

1° En application de l'article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de recueillir les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : les nom, prénom, date et lieu de naissance et, dans la mesure du possible, l'adresse.

2° En application de l'article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de recueillir les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : les nom et prénom et, dans la mesure du possible, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse.

Le traitement de ces données à caractère personnel constitue une obligation légale. Sans ce traitement, il nous est impossible d'engager une relation d'affaires (art. 33 de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces).

B. Les obligations du cabinet envers le gouvernement belge, des gouvernements étrangers ou des institutions internationales en application d'une obligation légale ou réglementaire, d'une décision judiciaire, ou dans le cadre de la défense d'un intérêt légitime en vertu, entre autres, sans toutefois s'y limiter, des lois fiscales et sociales actuelles et futures (par exemple, listings TVA, fiches fiscales) nous imposent de traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission qui nous a été assignée.

Le traitement de ces données à caractère personnel constitue une obligation légale et sans ces données, il nous est impossible d'engager une relation d'affaires.

C. L’exécution d'une convention concernant des services comptables et fiscaux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, celles de leur personnel, de leurs administrateurs et autres, ainsi que des autres personnes qui sont impliquées dans l'activité, notamment en tant que client ou fournisseur.

Sans l'obtention et le traitement de ces données, il nous sera impossible de remplir comme il se doit notre mission d'expert-comptable et de conseil fiscal.

III. – QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET DE QUI ?

Dans le cadre des finalités visées au point 2, notre cabinet peut traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel : données d'identification, données biométriques (copie de la carte d'identité électronique ou du passeport), numéro de registre national, coordonnées (par exemple : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone).

Dans le cadre des déclarations à l'impôt des personnes physiques via Tax-on-web, les données suivantes font également l'objet d'un traitement : données d'identification, données d'identification délivrées par le gouvernement, données financières, données relatives aux membres de la famille, à l'adhésion à un syndicat ou à une organisation politique, données biométriques et données médicales.

Le cabinet traite les données à caractère personnel que lui ont fournies les personnes concernées elles-mêmes ou les personnes liées.

Le cabinet traite également les données à caractère personnel que la personne concernée elle-même n'a pas fournies, telles que les données à caractère personnel communiquées par le client relatives à ses travailleurs, administrateurs, clients, fournisseurs ou actionnaires.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes, la Banque nationale de Belgique (la Centrale des bilans), etc.

Les données sont uniquement traitées pour autant que leur traitement soit nécessaire aux finalités visées au point 2.

Les données à caractère personnel ne sont pas transférées vers des pays tiers ou des organisations internationales.

IV. – DESTINATAIRE DE DONNÉES.

Conformément à ce qui précède, et sauf dans la mesure où la communication de données à caractère personnel à des organisations ou entités dont l'intervention en tant que prestataires de services tiers est requise au nom et sous le contrôle de la partie responsable afin de remplir les finalités susmentionnées, le cabinet ne divulguera, vendra, louera ou échangera pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre à toute autre organisation ou entité, sauf si vous en avez été préalablement informés et y avez explicitement consenti.

Le cabinet fait appel à des prestataires de services tiers :

Le cabinet utilise un logiciel de comptabilité électronique ainsi qu'un portail y afférant ;

Le cabinet fait appel à des collaborateurs externes pour l'exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d'entreprises, notaires, etc.) ;

Le cabinet utilise un logiciel de gestion ainsi qu'un logiciel de facturation ;

Le cabinet utilise des portails en ligne relatifs à l'administration des salaires et la gestion du personnel.

Le cabinet peut prendre toutes les mesures nécessaires en vue d'assurer une bonne gestion du site Internet et de son système informatique.

Le cabinet peut transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité compétente, ou encore de sa propre initiative s'il estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire en vue de satisfaire à la législation ou à la réglementation, ou en vue de défendre et/ou de protéger les droits et les biens du cabinet, de ses clients, de son site Internet et/ou de vous-même. 

V. – MESURES DE SÉCURITÉ.

Afin, et dans la mesure du possible, d'empêcher l'accès illicite aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, le cabinet a établi des procédures de sécurité et d'organisation, lesquelles concernent tant la collecte de ces données que leur conservation. 

Ces procédures s'appliquent toujours à tous les responsables du traitement auxquels le cabinet fait appel.

VI. – DÉLAI DE CONSERVATION.

Les données à caractère personnel sont conservées pendant le plus long des délais ci-après :

aussi longtemps que nécessaire pour l'exécution de l'activité ou des services concernés ;

une période de conservation légalement obligatoire (par exemple, les données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la Loi du 18 septembre 2017 (voir 2.A.) Il s'agit des données d'identification et de la copie des pièces justificatives concernant nos clients, les mandataires internes et externes et les bénéficiaires effectifs de nos clients ; de la législation comptable, fiscale, sociale, etc.) ;

jusqu’à la fin de la période au cours de laquelle une procédure civile peut être intentée ou des enquêtes peuvent être menées concernant les services fournis ;

aussi longtemps que le Professionnel estime que la finalité du traitement subsiste.

VII. – DROITS D'ACCÈS, DE RECTIFICATION, D'OUBLI, DE PORTABILITÉ DES DONNÉES, D'OPPOSITION, D'OBJECTION AU TRAITEMENT FONDÉ SUR LE PROFILAGE ET RELATIFS AUX NOTIFICATIONS EN CAS DE FAILLES DE SÉCURITÉ.

7.1. Concernant les données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la Loi du 18 septembre 2017.

Il s'agit des données à caractère personnel de nos clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients.

À cet effet, nous sommes tenus d'attirer votre attention sur l'article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :

« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité.

Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Autorité de Protection de données instituée par l’article 23 de ladite loi.

La Autorité de Protection de Données communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.

Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Autorité de Protection des Données constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande de renseignements complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

Il vous incombe donc de vous adresser à l'Autorité de protection des données (voir point 8) pour l'exercice de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel.

7.2. Toutes les autres données à caractère personnel.

Pour l'exercice de vos droits relatifs à toutes les autres données à caractère personnel, vous pouvez toujours vous adresser au responsable du traitement des données, M. Ludo Demeulenaere.

En ce qui concerne vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous avez le droit de :

recevoir la confirmation que nous traitons vos données à caractère personnel et demander une copie des données à caractère personnel que nous possédons vous concernant ;

nous demander de mettre à jour, de compléter ou de corriger les données à caractère personnel dont nous disposons ;

nous demander de supprimer vos données à caractère personnel ou de limiter la manière dont nous utilisons ces données ;

retirer votre consentement relatif au traitement par nos soins de vos données à caractère personnel, sauf si leur traitement est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense d'une obligation légale ;

obtenir une copie de vos données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et transmettre ces données à une autre partie.

 

VIII. – PLAINTES.

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par notre cabinet auprès de l'Autorité de Protection des Données :

Autorité de Protection des Donées

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles

Tél. : +32 (0)2 274 48 00

Fax : +32 (0)2 274 48 35

E-mail : contact@apd-gba.be

URL : https://www.autoriteprotectiondonnees.be 

 

VIII. – MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE DÉCLARATION EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE

Le cabinet peut adapter la présente déclaration en matière de respect de la vie privée à tout moment. Cette déclaration en matière de respect de la vie privée est toujours consultable sur notre site Internet https://www.ata.be/fr/disclaimer-et-declaration-en-matiere-de-respect-de.... La date de révision éventuelle sera mentionnée en haut de la page du site Internet. La déclaration en matière de respect de la vie privée modifiée s'appliquera dès la date de révision. Nous vous invitons dès lors à consulter régulièrement cette déclaration en vue de rester informés de la manière dont nous protégeons vos données.

Inscrivez-vous à notre bulletin d'information